In drei Monaten ist Schluss mit der Übergangsfrist. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Firmen, die im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz gemacht haben, ihren Geschäftskunden im Inland E-Rechnungen schicken. Ein PDF per Mail zählt dann nicht mehr, gemeint ist ein maschinenlesbares Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Wer drunter liegt, hat ein Jahr länger Zeit. So steht es in den FAQ des Bundesfinanzministeriums, da stehen auch die Ausnahmen, zum Beispiel für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.

Und wenn man sich die Zahlen anguckt, wird das für einige ziemlich knapp. In einer Umfrage von YouGov für easybill, über die t-online im Juni berichtet hat, hatten 24 Prozent von 502 befragten Firmen die Umstellung abgeschlossen, 29 Prozent hatten noch nicht angefangen oder waren noch beim Planen. Datev-Chef Robert Mayr hat im Juli laut Händlerbund gesagt, dass das Thema gerade bei kleineren Mittelständlern nach wie vor nicht im Fokus steht. Wie viel sich seitdem getan hat, weiß ich nicht, neuere Zahlen hab ich nicht gefunden.

Warum ich da überhaupt eine Meinung zu hab

Wir haben im Frühjahr ein kleines Tool gebaut, Rechnung2QR. Man lädt eine PDF-Rechnung hoch und bekommt einen QR-Code, den man mit der Banking-App scannt, statt IBAN, Empfänger und Verwendungszweck abzutippen. Hat mich einfach genervt.

Das Lustige daran ist, wie das Tool an die IBAN kommt. Ein PDF ist für einen Rechner ja im Grunde ein Bild von einer Rechnung. Da steht irgendwo eine IBAN, irgendwo ein Betrag, bei jedem Absender woanders und anders formatiert. Also schicken wir das PDF an ein KI-Modell und lassen es die Felder raussuchen. Klappt ziemlich gut, aber mal ehrlich, das ist schon absurd. Irgendjemand hatte die IBAN sauber in einem Feld in seinem System, hat daraus ein hübsches PDF gemacht, und wir bauen am anderen Ende eine KI, die das Feld wieder rauspult.

Genau diesen Umweg schafft die E-Rechnung ab. Die Daten reisen als Daten, und der Empfänger muss nichts mehr abtippen oder raten. Deshalb finde ich die Pflicht eigentlich gut, auch wenn sie gerade als Belastung rüberkommt.

Woran es dann tatsächlich hakt

In der gleichen Umfrage steht noch was, das ich spannender finde als die Quote. 11 Prozent schreiben ihre Rechnungen in Excel, 10 Prozent in Word. Und da wird es interessant, weil man das Problem dann nicht mit einem neuen Exportknopf löst.

Eine E-Rechnung will jedes Feld sauber haben. Wer ist der Kunde, welche Adresse, welche Umsatzsteuer-ID, welcher Leistungszeitraum, welche Positionen zu welchem Preis. In einer Word-Vorlage ist das alles Text, den jemand irgendwo herkopiert hat. Die Adresse aus der letzten Rechnung, die Preise aus dem Kopf oder aus einer Liste, die Stunden aus einem Zettel, den der Kollege abends reingelegt hat. Das geht jahrelang gut, weil am Ende ein Mensch draufguckt und es für einen Menschen lesbar ist.

Das ist dann wieder so ein Ablauf ohne Standard. Ulf weiß, wie die Rechnung für den Kunden X geht, und Ulf ist im Dezember im Urlaub. Wenn man so einen Ablauf jetzt einfach in ein Programm kippt, das XRechnung kann, hat man den Wildwuchs danach halt in strukturierter Form. Das Programm meckert dann an jeder Ecke, weil Felder fehlen, und alle denken, die E-Rechnung ist schuld.

Wie ich jetzt rangehen würde

Mit drei Monaten Luft würde ich die Softwareauswahl erst mal hintenanstellen. Ich würde mir ein Blatt Papier nehmen und eine ganz normale Rechnung vom letzten Monat, und dann in der Reihenfolge:

1. Einmal aufschreiben, wie diese Rechnung entstanden ist. Wer hat sie geschrieben, woher kamen Kundendaten, Positionen und Preise, wer hat sie geprüft, wie ist sie rausgegangen.
2. Bei jedem Schritt fragen, ob die Info schon irgendwo als Datensatz existiert oder nur in einem Kopf oder einem Dokument. Genau die Stellen sind später die Fehlerquellen.
3. Die Stammdaten der Kunden aufräumen, die man im Januar anschreibt. Das ist langweilig, bringt aber am meisten.
4. Erst danach das Werkzeug aussuchen. Für viele reicht ein normales Rechnungsprogramm, das E-Rechnung schon kann, wie Lexware Office, das ich selbst nutze. Wer Rechnungen aus einer eigenen Software erzeugt, braucht dort einen Export, das ist meistens überschaubar, wenn die Daten sauber sind.
5. Im November ein paar echte Rechnungen als E-Rechnung an Kunden schicken, die das schon können, und gucken, was zurückkommt.

Der letzte Punkt klingt banal, aber im Dezember will das keiner mehr zum ersten Mal machen.

Und der Empfang?

Empfangen können muss man E-Rechnungen übrigens schon seit Januar 2025. Wer da bisher einfach das angehängte PDF aufgemacht und ausgedruckt hat, sollte sich das gleich mit angucken, weil ab Januar mehr echte E-Rechnungen reinkommen, bei denen das Lesbare nur noch die Beilage ist. Für mich ist das eigentlich der schönere Teil. Wenn die Daten sauber reinkommen, fällt auf der Eingangsseite viel Abtipperei weg, und Tools wie unseres braucht dann irgendwann keiner mehr. Find ich völlig okay.

Wie sieht das bei euch aus, schreibt ihr die Rechnungen schon aus einem System heraus oder ist da auch noch irgendwo ein Word-Dokument im Spiel? Wer sich beim ersten Schritt, also beim Aufschreiben, schwertut, dem helfe ich gern mal drüberzugucken.