Was ist ein Prozess-Audit?
Ein Prozess-Audit ist die Aufnahme eines einzelnen, gewachsenen Ablaufs mit dem Ziel, ihn verbindlich festzulegen, bevor er digitalisiert wird. Wir reden dafür mit den Leuten, die den Ablauf täglich machen, grenzen den Prozess ab, sammeln alle Sonderfälle und schreiben am Ende eine Prozessbeschreibung oder ein Lastenheft. Raus kommt ein Ablauf, den neue Mitarbeitende ohne Nachfragen ausführen können, und eine Anforderung, aus der sich Software bauen lässt.
Was ist der Unterschied zwischen Prozess-Standardisierung und Digitalisierung?
Standardisierung legt fest, wie ein Ablauf künftig einheitlich läuft, ganz unabhängig von Software. Digitalisierung setzt genau diesen festgelegten Ablauf dann technisch um. Wer die Reihenfolge tauscht, digitalisiert die Unordnung, die schon da ist, und das Tool wird teurer, langsamer und ist meistens nach kurzer Zeit wieder weg.
Wie lange dauert die Prozessaufnahme?
Für einen abgegrenzten Prozess drei bis fünf Arbeitstage, verteilt über ein bis zwei Wochen. Das meiste davon sind Gespräche mit den Leuten, die den Ablauf täglich machen, und Mitlaufen im echten Betrieb. Am Ende steht eine schriftliche Prozessbeschreibung oder ein Lastenheft. Hängen mehrere Prozesse zusammen, gehen wir sie nacheinander an, statt alles gleichzeitig aufzureißen.
Müssen wir vorher wissen, welche Software wir wollen?
Nein, eher im Gegenteil. Wer mit einer Toolentscheidung startet, presst den eigenen Prozess in fremde Annahmen. Andersrum ist es sinnvoller, also erst der festgelegte Ablauf und dann die Frage, ob ein Standardprodukt reicht, eine Automatisierung genügt oder wir etwas Eigenes bauen.
Was, wenn am Ende gar keine Software nötig ist?
Dann sagen wir das. Es kommt regelmäßig vor, dass ein Prozess nach der Standardisierung einfach läuft, weil Doppelarbeit und Wartezeiten weg sind. Ein Tool, das keinen Engpass löst, verkaufen wir nicht. Das Audit bleibt trotzdem die Grundlage für jede spätere Automatisierung.
Arbeitet ihr mit BPMN oder einer bestimmten Methodik?
Wo eine formale Notation hilft, nutzen wir sie, aber sie ist nie das Ziel. Ein Prozessdiagramm, das im Team keiner lesen kann, hat den Prozess nur dokumentiert und nicht standardisiert. Unser Maßstab ist ganz einfach: Kann eine neue Mitarbeiterin den Ablauf danach ausführen, ohne jemanden zu fragen?
Für welche Firmengrößen lohnt sich das?
Entscheidend ist weniger die Mitarbeiterzahl als die Wiederholung. Ein Ablauf, der mehrmals pro Woche stattfindet und mehrere Leute betrifft, lohnt sich fast immer. Typisch sind Betriebe zwischen 10 und 500 Mitarbeitenden, also groß genug für echte Reibung und zu klein für eine eigene Prozessabteilung.
Was unterscheidet das von einer Unternehmensberatung?
Das Ende. Eine Beratung hört mit einer Empfehlung auf, wir machen da weiter. Wer bei uns den Prozess aufgenommen hat, baut auch das Tool und betreibt es danach. Es gibt keine Übergabe, bei der Wissen verloren geht, und auch niemanden, der später sagt: „So war das aber nicht gemeint.“ Die Aufnahme ist bei uns deshalb schon der erste Schritt der Umsetzung.
Was kostet das?
Erstgespräch und grobe Einschätzung kosten nichts. Das Prozess-Audit für einen abgegrenzten Ablauf kostet
4.900 € als Festpreis für drei bis fünf Arbeitstage, egal ob danach Software entsteht oder nicht. Setzt ihr danach mit uns um,
wird das Audit voll auf die ersten Monatsbeiträge angerechnet. Die Umsetzung läuft dann als Abo ab 1.000 € pro Monat ohne Vorkasse, monatlich kündbar und mit Geld-zurück-Garantie in den ersten drei Monaten. Details stehen auf der
Garantie-Seite.
