Was ist ein Prozess-Audit?
Ein Prozess-Audit ist die Aufnahme eines einzelnen, gewachsenen Ablaufs mit dem Ziel, ihn verbindlich festzulegen, bevor er digitalisiert wird. Es besteht aus Gesprächen mit den Menschen, die den Ablauf täglich ausführen, der Abgrenzung des Prozesses, dem Erfassen aller Sonderfälle und einer schriftlichen Prozessbeschreibung beziehungsweise einem Lastenheft. Ergebnis: ein Ablauf, den neue Mitarbeitende ohne Nachfragen ausführen können — und eine Anforderung, aus der sich Software bauen lässt.
Was ist der Unterschied zwischen Prozess-Standardisierung und Digitalisierung?
Standardisierung legt fest, wie ein Ablauf künftig einheitlich funktioniert — unabhängig von jeder Software. Digitalisierung setzt genau diesen festgelegten Ablauf technisch um. Wer die Reihenfolge tauscht, digitalisiert die vorhandene Unordnung: Das Tool wird teurer, langsamer und meistens nach kurzer Zeit wieder abgeschafft.
Wie lange dauert die Prozessaufnahme?
Für einen abgegrenzten Prozess drei bis fünf Arbeitstage, verteilt über ein bis zwei Wochen. Der größte Teil davon sind Gespräche mit den Menschen, die den Ablauf täglich ausführen, plus das Mitlaufen im echten Betrieb. Am Ende steht eine schriftliche Prozessbeschreibung beziehungsweise ein Lastenheft. Bei mehreren verzahnten Prozessen arbeiten wir nacheinander, statt alles gleichzeitig aufzureißen.
Müssen wir vorher wissen, welche Software wir wollen?
Nein — im Gegenteil. Wer mit einer Toolentscheidung startet, presst den eigenen Prozess in fremde Annahmen. Sinnvoller ist die umgekehrte Reihenfolge: erst der festgelegte Ablauf, dann die Frage, ob dafür ein Standardprodukt reicht, eine Automatisierung genügt oder etwas Eigenes gebaut wird.
Was, wenn am Ende gar keine Software nötig ist?
Dann sagen wir das. Es kommt regelmäßig vor, dass ein Prozess nach der Standardisierung schlicht funktioniert, weil Doppelarbeit und Wartezeiten verschwunden sind. Ein Tool, das keinen Engpass löst, verkaufen wir nicht. Das Audit bleibt trotzdem die Grundlage für jede spätere Automatisierung.
Arbeitet ihr mit BPMN oder einer bestimmten Methodik?
Wo eine formale Notation hilft, wird sie verwendet — aber sie ist nie das Ziel. Ein Prozessdiagramm, das niemand im Team lesen kann, hat den Prozess nur dokumentiert, nicht standardisiert. Der Maßstab ist einfach: Kann eine neue Mitarbeiterin den Ablauf danach ausführen, ohne jemanden zu fragen?
Für welche Firmengrößen lohnt sich das?
Entscheidend ist nicht die Mitarbeiterzahl, sondern die Wiederholung: Ein Ablauf, der mehrmals pro Woche stattfindet und mehrere Personen berührt, lohnt fast immer. Typisch sind Betriebe zwischen 10 und 500 Mitarbeitenden — groß genug für echte Reibung, klein genug ohne eigene Prozessabteilung.
Was unterscheidet das von einer Unternehmensberatung?
Das Ende. Eine Beratung endet mit einer Empfehlung — wir hören da nicht auf. Wer den Prozess aufgenommen hat, baut auch das Tool und betreibt es danach. Es gibt keine Übergabe, bei der Wissen verloren geht, und niemanden, der später sagt: „So war das aber nicht gemeint.“ Deshalb ist die Aufnahme bei uns auch keine Beratungsleistung, sondern der erste Schritt der Umsetzung.
Was kostet das?
Erstgespräch und grobe Einschätzung kosten nichts. Das Prozess-Audit für einen abgegrenzten Ablauf kostet
4.900 € als Festpreis für drei bis fünf Arbeitstage — unabhängig davon, ob danach Software entsteht. Entscheidet ihr euch für die Umsetzung mit uns,
wird das Audit voll auf die ersten Monatsbeiträge angerechnet. Die Umsetzung läuft dann als Abo ab 1.000 € pro Monat ohne Vorkasse, monatlich kündbar, mit Geld-zurück-Garantie in den ersten drei Monaten. Details auf der
Garantie-Seite.
