„Sach mal Cheffe, was sind das eigentlich für 39 Euro, die da jeden Monat abgehen?“ „Keine Ahnung, das Abo hat Ulf damals abgeschlossen, für die Flyer.“ Ulf ist seit einem Jahr nicht mehr da. Das Konto läuft auf seine Mailadresse, das Passwort kennt keiner, und die Flyer macht inzwischen die Druckerei.

Guck mal an, ein Prozess ohne Standard. Und zwar einer, den fast jede Firma hat. Abschließen ist einfach, Firmenkarte rein, ein Klick, läuft. Kündigen dagegen hat meistens keinen, der dafür zuständig ist. Das fällt halt erst auf, wenn einer auf den Kontoauszug guckt und fragt, was das eigentlich ist.

Wie wir bei uns selbst draufgeguckt haben

Wir haben vor ein paar Wochen unsere eigenen laufenden Kosten durchgesehen, also alles, was jeden Monat oder jedes Jahr abgeht. Die erste Rechnung haben wir aus einem einzigen Monat Kontoauszug gemacht, und da kam weniger als die Hälfte von dem raus, was es wirklich ist. Jahresbeiträge fehlten komplett, die Versicherung zum Beispiel oder das Entwicklerkonto, das einmal im Jahr abgebucht wird. Erst mit zwölf Monaten Kontoauszug stimmte das Bild. Seitdem rechnen wir nur noch so.

Rausgekommen sind zwei Abos, die wir nicht mehr brauchten, und eins, das zum Monatsende weg sollte. Und da kam die zweite Lektion. Das Abo wurde immer am 15. abgerechnet. Hätten wir am 1. gekündigt, wäre der Zugang schon am 15. weg gewesen, obwohl wir ihn noch bis Ende des Monats gebraucht haben. Viele Abos laufen halt bis zum Abrechnungstag, egal was am Monatsende ist. Also haben wir uns den Tag nach der nächsten Abbuchung als Termin in den Kalender gelegt, und im Monat danach gucken wir bei den Belegen nach, dass wirklich nichts mehr abgeht.

Klingt kleinlich, ist es auch ein bisschen. Aber genau an solchen Kleinigkeiten hängt, ob ein Abo sauber endet oder noch drei Monate weiterläuft.

Warum euch beim Kündigen keiner hilft

Bei Verträgen mit Verbrauchern muss es seit 2022 einen Kündigungsbutton geben. Für Firmen gilt das nicht. Die IHK Darmstadt schreibt dazu klar, im B2B-Bereich ist der Kündigungsbutton nicht erforderlich. Wer ein Abo als Firma abschließt, kündigt also so, wie der Anbieter das vorsieht, und das kann ein Formular sein, eine Mail an den Support oder ein Menüpunkt, der nur im Konto des ursprünglichen Admins auftaucht. Wenn das Ulf war, habt ihr ein Problem.

Dazu kommen Jahresabos mit monatlicher Zahlung. Bei manchen zeigt der Kündigungsdialog dann eine Gebühr für die vorzeitige Kündigung an. Was genau gilt, steht in den Bedingungen des jeweiligen Anbieters, das müsst ihr im eigenen Konto nachlesen.

Die Anbieter von Abo-Verwaltungssoftware schreiben übrigens selbst, dass ungenutzte Abos oft entstehen, weil schlicht die Kündigungsfrist verpasst wurde. Spendesk nennt auch eine Auswertung, nach der nur 34 Prozent der Unternehmens-Abos aktiv genutzt werden. Die Zahl kommt vom Anbieter selbst, ohne Zeitraum und Methode, also mit Vorsicht lesen. Bei uns waren es immerhin zwei Abos, die keiner mehr gebraucht hat.

Software-Abos verwalten mit einer einfachen Liste

Dafür gibt es eigene Programme, klar. Ich würde aber erst den Ablauf festlegen und dann gucken, ob es überhaupt ein Werkzeug braucht. Für die meisten kleinen Firmen reicht eine Tabelle, die einer pflegt. Wichtig sind die Spalten:

• Was: Name des Dienstes und wofür ihr ihn nutzt, in einem Satz
• Wer ist zuständig: eine Person, nicht „Marketing“ oder „alle“
• Kosten und Zahlweise: Betrag, monatlich oder jährlich, und von welcher Karte oder welchem Konto
• Abrechnungstag: wann abgebucht wird, und bei Jahresabos das Verlängerungsdatum
• Kündigung: Frist und Weg (Button im Konto, Formular, Mail an den Support)
• Konto läuft auf: welche Mailadresse und wer Zugang hat

Die letzte Spalte ist die, an der es meistens hängt. Läuft ein Firmenabo auf eine persönliche Adresse, ist es mit der Person weg. Besser ist eine Sammeladresse, an die mehr als einer rankommt, und die Zugangsdaten im Passwortmanager der Firma statt im Kopf von Ulf.

So geht ihr vor

1. Zwölf Monate Kontoauszug und Kreditkartenabrechnung durchgehen, nicht nur den letzten Monat. Sonst fehlen alle Jahresbeiträge. PayPal nicht vergessen, da verstecken sich gerne ein paar.
2. Jede wiederkehrende Abbuchung in die Liste eintragen, auch die kleinen. Die 2,99 Euro sind nicht das Problem, aber sie zeigen, wo noch Konten rumliegen.
3. Für jedes Abo einen Zuständigen festlegen. Der weiß, wofür es genutzt wird, und entscheidet, ob es bleibt.
4. Abrechnungstag und Kündigungsweg rausfinden, solange noch keiner kündigen will. Im Kündigungsdialog bis kurz vor die Bestätigung gehen und gucken, welches Enddatum und welche Gebühr angezeigt werden, dann abbrechen.
5. Kündigen zum richtigen Tag. Liegt der Abrechnungstag vor dem Datum, bis zu dem ihr den Dienst noch braucht, erst nach der nächsten Abbuchung kündigen. Dafür einen Kalendertermin anlegen, mit dem Weg zum Kündigen in der Beschreibung.
6. Im Folgemonat prüfen, ob wirklich nichts mehr abgebucht wurde. Und die Liste einmal im Jahr durchgehen, am besten mit einem festen Termin, zum Beispiel wenn sowieso die Unterlagen für den Jahresabschluss zusammengesucht werden.

Dazu gehört noch ein Punkt, den viele vergessen. Wenn jemand die Firma verlässt, gehört die Liste mit auf den Zettel für den Austritt. Welche Abos laufen auf die Person, wer übernimmt sie, welche können weg. Sonst steht in einem Jahr der Nächste vor dem Kontoauszug und fragt.

Am Ende ist das Ganze ein Ablauf mit einem Zuständigen und einem Termin im Jahr, mehr braucht es meistens gar nicht. Wer seine Abläufe dieser Art einmal bei sich durchgehen will, kann das mit unserem Prozess-Check machen.