Donnerstag, kurz nach der Visite. Der Oberarzt sagt, Herr K. kann morgen gehen. Die Station ruft beim Sozialdienst an, und da sitzt Frau Schulte und guckt erst mal ziemlich lange auf ihren Bildschirm. Herr K. lebt allein, die Treppe in den zweiten Stock schafft er gerade nicht, und das erfährt sie jetzt, einen Tag vorher. Also telefoniert sie drei Pflegeheime für Kurzzeitpflege ab, faxt bei zwei davon die Unterlagen hinterher, weil die das so wollen, und versucht parallel die Krankenkasse zu erreichen. Freitag wird das nichts. Montag vielleicht.

Das Komische dabei, das Haus hat seit zwei Jahren ein Portal fürs Entlassmanagement. Mit Fördergeld eingeführt, Schulung gab es auch. Und trotzdem läuft es an dem Donnerstag halt über Telefon und Fax.

Kennt man, glaub ich. Jeder, der in einer Klinik mit Entlassungen zu tun hat. Und ich glaube auch, dass da erst mal kein Softwareproblem drinsteckt.

Was eigentlich vorgeschrieben ist

Krankenhäuser müssen nach § 39 Abs. 1a SGB V ein Entlassmanagement organisieren, damit nach dem Aufenthalt keine Versorgungslücke entsteht. Wie das genau aussehen soll, steht im Rahmenvertrag Entlassmanagement von GKV-Spitzenverband, KBV und DKG (Lesefassung der DKG, Stand 12. Änderung vom 03.06.2024). Darin steht unter anderem, dass es einen Entlassplan geben muss und dass der für alle, die am Entlassmanagement des Patienten beteiligt sind, in der Patientenakte verfügbar sein muss. Für alle, also Station, Ärzte, Sozialdienst.

Dazu kommt das Geld. Über das Krankenhauszukunftsgesetz wurden Patientenportale für Aufnahme, Behandlung und Entlassung gefördert, und wer die digitalen Dienste nicht bereitstellt, muss mit einem Abschlag von bis zu zwei Prozent pro Fall rechnen. Bisher wird dabei nur geschaut, ob die Dienste verfügbar sind. Ab der Prüfung zum Jahresende 2027 kommt laut der Vereinbarung auch dazu, ob sie tatsächlich genutzt werden (Rödl & Partner, 2025). Die genaue Gewichtung je Jahr würde ich mir vom eigenen Controlling geben lassen, da gibt es unterschiedliche Darstellungen. Aber die Richtung ist klar. Das gekaufte Portal, das keiner benutzt, wird irgendwann auch in der Abrechnung sichtbar.

Wo der Ablauf wirklich hakt

Ziemlich interessant fand ich ein Lösungspapier vom BKK Dachverband aus dem März 2026. Da hat auch die Leitung eines Klinik-Sozialdienstes mitgewirkt (BKK Dachverband, 03/2026). Da steht ziemlich offen drin, dass Aufgaben, Zuständigkeiten und Ansprechpartner in Krankenhäusern und Krankenkassen uneinheitlich geregelt sind. Und die erste Forderung ist eine zentrale Mailadresse und Telefonnummer pro Haus und Kasse. Also wirklich ganz unten. Das sagt eigentlich schon viel.

Wenn ich auf solche Abläufe gucke, sehe ich immer wieder dieselben drei Stellen.

Erstens, der Bedarf wird zu spät erkannt. Ob jemand nach Hause kann, hängt an Fragen wie Wohnsituation, Angehörige, Pflegegrad, Treppe. Die werden bei der Aufnahme oft gar nicht oder irgendwo im Freitext erfasst. Auffallen tut es dann, wenn der Entlasstermin feststeht. Das BKK-Papier fordert übrigens genau das, den Unterstützungsbedarf schon bei der Aufnahme zu melden. Ein Portal, das die Anfrage ans Pflegeheim schneller verschickt, hilft wenig, wenn die Anfrage erst am Donnerstag losgehen kann.

Zweitens, keiner weiß genau, wer dran ist. Die Pflege erhebt den Bedarf, der Arzt legt den Termin fest, der Sozialdienst organisiert die Anschlussversorgung, und dazwischen liegt viel „ich dachte, du hast das schon“. Der Entlassplan, der laut Rahmenvertrag in der Akte für alle sichtbar sein soll, liegt in der Praxis gern mal als Notiz beim Sozialdienst oder halt im Kopf von Frau Schulte.

Drittens, die Gegenseite. Pflegeheime, Pflegedienste und Kassen arbeiten mit eigenen Wegen, manche nehmen Anfragen übers Portal an, manche wollen anrufen, manche wollen ein Fax. Daran kann ein Haus allein wenig ändern. Es kann aber wissen, welcher Partner welchen Weg nimmt, statt das jedes Mal neu rauszufinden.

Entlassmanagement digitalisieren: erst hingucken, dann das Werkzeug

Ich sag das in fast jedem Gespräch, auch außerhalb von Kliniken: Der analoge Ablauf muss stehen, bevor man Software drauf loslässt. Und ich würde dabei mehr hingucken als fragen. Viele im Sozialdienst können sehr genau sagen, was sie nervt. Wo der Ablauf aber anfängt schiefzulaufen, sieht man oft erst, wenn man ein paar Entlassungen von der Aufnahme bis zum Tag X nachverfolgt. Ist halt so.

Das ist auch mein Problem mit vielen fertigen Lösungen. Und das meine ich gar nicht böse gegen die Anbieter. Wer so ein Portal baut, baut es für die Anfrage an den Nachversorger, weil das der Teil ist, der in jedem Haus gleich aussieht. Der Teil davor, also wann und von wem der Bedarf erkannt wird, ist in jedem Haus anders und wird von den Machern halt nicht vollumfänglich betrachtet. Deshalb sitzt das Portal dann am Ende der Kette und wartet.

Wenn der Ablauf davor klar ist, sieht das ganz anders aus. Dann reicht manchmal schon ein Pflichtfeld im Aufnahmebogen oder eine Liste, die jeden Morgen zeigt, bei wem in den nächsten Tagen Entlassung ansteht und der Bedarf noch offen ist. Und dann hat das Portal auch was zu tun, weil die Anfragen früh genug kommen.

So fangt ihr an

1. Zehn Entlassungen aus den letzten Wochen nehmen, bei denen es geknirscht hat, und für jede aufschreiben, wann der Bedarf an Anschlussversorgung zum ersten Mal irgendwo stand und wann der Entlasstermin feststand.
2. Mit jemandem aus dem Sozialdienst einen Vormittag mitlaufen und einfach mal zählen. Wie viele Anrufe, wie viele Faxe, wie oft wird auf Rückruf gewartet.
3. Für jeden Schritt aufschreiben, wer ihn macht, mit Rolle und nicht mit „irgendwer von Station“.
4. Festlegen, welche drei, vier Fragen zur Versorgung zu Hause bei jeder Aufnahme beantwortet sein müssen, und wo die Antwort steht.
5. Eine Liste der Nachversorger anlegen, mit denen ihr am häufigsten arbeitet, und dazu, welchen Weg sie nehmen: Portal, Mail, Telefon, Fax.
6. Erst dann gucken, was euer Portal oder euer KIS davon schon kann. Oft ist das mehr, als im Alltag genutzt wird.

Wenn das ein paar Wochen läuft, sieht man ziemlich deutlich, ob es noch Software braucht und welche. Manchmal ist es ein Zusatz zum Portal, manchmal halt nur eine bessere Liste.

Wer den Ablauf bei sich einmal Schritt für Schritt durchgehen will, kann das mit unserem Prozess-Check machen.