Im QM-Büro steht ein Karton. Darin die ausgefüllten Fragebögen der letzten drei Monate, Hüfte und Knie, vor der OP und bei Entlassung. Irgendwer soll die abtippen, wenn mal Luft ist. Die Bögen nach zwölf Monaten fehlen fast komplett, weil die Leute dann längst zuhause sind und keiner so richtig weiß, wer die eigentlich verschicken sollte. Und auf die Frage, ob man das nicht digital machen kann, kam von der IT: Klar, aber erst mit der KIS-Schnittstelle, und die ist frühestens nächstes Jahr dran.

Kennt man, glaub ich. So oder so ähnlich hört man das in vielen Häusern. Die Fragebögen selbst sind meistens gar nicht das Problem, die gibt es fertig und geprüft. Schwierig ist der Weg drumherum, also wer bekommt wann welchen Bogen, wie kommt der zurück, und wer guckt sich das Ergebnis überhaupt an.

Warum das Thema gerade Fahrt aufnimmt

Kurz zur Einordnung für alle, die nicht täglich damit zu tun haben. PROMs, also Patient-Reported Outcome Measures, sind standardisierte Fragebögen, in denen Patienten selbst angeben, wie es ihnen geht, Schmerzen, Beweglichkeit, Lebensqualität. Lange lief das in Deutschland vor allem projektweise. In einer Befragung der Bertelsmann Stiftung unter PROM-Anwendern im deutschsprachigen Raum wurden Kosten und Personalaufwand als große Hürden genannt, und manche haben damals noch teilweise auf Papier erhoben (Bertelsmann Stiftung, 2022).

Inzwischen ist halt mehr Druck drauf. Im Innovationsfonds-Projekt PROMoting Quality wurden rund 7.000 Patienten mit Hüft- oder Knieprothese digital befragt, bei Aufnahme, bei Entlassung und nach zwölf Monaten, die Interventionsgruppe zusätzlich nach einem, drei und sechs Monaten. Bei auffälligen Werten wurde automatisch eine Studienassistenz benachrichtigt, die sich dann bei der Person gemeldet hat. Der Innovationsausschuss beim G-BA hat im Oktober 2024 empfohlen, das in die Regelversorgung zu übernehmen (Das Rehaportal). Wann und in welcher Form daraus eine feste Vorgabe für die Häuser wird, ist meines Wissens noch offen.

Spannend fand ich an dem Projekt ehrlich gesagt eine Randnotiz. Nicht alle Teilnehmenden konnten erreicht werden, unter anderem weil digitale Kontaktmöglichkeiten fehlten. Also genau die Stelle, an der es auch im Alltag hakt.

Was man aus dem KIS wirklich braucht

Wenn man PROMs digital erheben will, klingt die KIS-Schnittstelle erst mal nach der logischen Voraussetzung. Ich seh das ein bisschen anders. Also wirklich nur ein bisschen. Guckt man sich an, was die Befragung tatsächlich aus dem KIS braucht, ist das erstaunlich wenig. Wer wurde behandelt, mit welchem Eingriff, wann war Aufnahme und Entlassung, und wie erreicht man die Person. Die Antworten selbst müssen für den Anfang gar nicht zurück ins KIS, die braucht in erster Linie das Qualitätsmanagement und die Fachabteilung.

Diese paar Angaben bekommt man in fast jedem Haus heute schon raus. Wirklich. Als Export, als Liste aus dem Controlling, notfalls als Datei, die einmal die Woche jemand hochlädt. Schön ist das nicht. Aber es läuft ab nächster Woche und nicht erst ab nächstem Jahr. Die Schnittstelle kann man immer noch bauen, wenn der Ablauf steht. Dann weiß man auch genau, welche Felder sie liefern muss.

Dass man es auch übertreiben kann, zeigt ein Haus in den Niederlanden. Das Medisch Spectrum Twente hatte für PROMs acht verschiedene Webanwendungen nebeneinander laufen und hat die am Ende abgelöst und die Befragung direkt ins KIS geholt (Beitrag zur ICHOM-Konferenz 2023). Neben dem KIS anfangen ist also völlig okay, ganz ehrlich. Es sollte halt ein Ort für alle Befragungen sein, und nicht jede Fachabteilung bastelt sich ihr eigenes Tool.

Wie das in einem unserer Klinikprojekte läuft

In einem Klinikprojekt betreiben wir eine PROMs-Befragung, die genau so neben dem KIS läuft. Patienten bekommen je nach Behandlung den passenden Bogen per Link in einer Mail und füllen ihn am Handy oder am Rechner aus. Für alle, die keine Mail angegeben haben oder lieber direkt vor Ort ausfüllen, gibt es Flyer mit QR-Code, über den man die Befragung einfach starten kann. Aus den Antworten werden die Scores berechnet, die Fachabteilungen sehen ihre Auswertungen, und für externe Vergleiche gibt es Exporte.

Was mir dabei aufgefallen ist, die meiste Zeit ging in Fragen, die mit Technik wenig zu tun haben. Wer darf überhaupt angeschrieben werden und wer nicht, zum Beispiel weil jemand inzwischen verstorben ist. Das kommt bei uns als Liste aus dem Controlling, die hochgeladen wird, und die Fälle fallen dann aus dem Versand raus. Oder was zählt in der Statistik als Bogen, nur die ausgefüllten oder auch die verschickten. Klingt nach Kleinkram. An solchen Stellen entscheidet sich aber, ob am Ende einer der Zahl traut.

So fangt ihr an, PROMs digital zu erheben

1. Eine Indikation nehmen und nicht gleich alle. Hüfte oder Knie bieten sich an, weil es da etablierte Fragebögen und viel Erfahrung gibt.
2. Die Zeitpunkte festlegen und dazuschreiben, wer jeweils zuständig ist. Vor der OP und bei Entlassung läuft meistens irgendwie, der Bogen nach ein paar Monaten ist der, der hinten runterfällt.
3. Klären, welche Angaben ihr aus dem KIS braucht und wie ihr die heute schon als Liste bekommt. Das weiß das Controlling oft schneller als die IT.
4. Festlegen, wer nicht angeschrieben werden darf und woher ihr das erfahrt.
5. Einen Weg für Leute ohne Mail einplanen, QR-Code auf Station, Tablet in der Ambulanz oder notfalls weiter Papier.
6. Einwilligung und Versand mit dem Datenschutzbeauftragten klären, bevor der erste Link rausgeht.
7. Festlegen, wer sich die Ergebnisse anguckt und was passiert, wenn ein Wert auffällig ist. Sonst sammelt man halt nur.

Und erst wenn das ein paar Monate läuft, würde ich mal über die Schnittstelle reden. Dann redet man über einen Ablauf, den es schon gibt, und muss sich den nicht am Whiteboard ausmalen.

Wer den eigenen Befragungsablauf einmal Schritt für Schritt durchgehen will, kann das mit unserem Prozess-Check machen.