Schichtwechsel, kurz vor zwei. Die Pflegedokumentation ist seit einem Jahr digital, am Visitenwagen läuft der Rechner, alles steht drin. Und trotzdem zieht die Kollegin vom Frühdienst ein gefaltetes Blatt aus der Kitteltasche, mit Zimmernummern, Kürzeln, zwei Sachen dick unterstrichen und einem „Tochter ruft nochmal an“ am Rand. Das Blatt hat sie sich morgens selbst gemacht. Und die Übergabe läuft dann halt über das Blatt und nicht über den Bildschirm.

Kennt man. Wer in der Pflegeleitung oder im Qualitätsmanagement sitzt, sowieso. Und meistens wird das dann als Problem der Leute gesehen, die sich nicht umstellen wollen. Ich würde das ehrlich gesagt andersrum lesen. Der Zettel zeigt ziemlich genau, was die Software für die Übergabe nicht kann.

Was der Zettel kann, was das System nicht kann

Auf dem Zettel steht nicht alles. Da steht das, was für die nächsten acht Stunden wichtig ist, in der Reihenfolge, in der man über den Flur geht, und mit dem Kram, der in keine Maske passt. Das ist eine Auswahl. Und die Auswahl ist halt die eigentliche Arbeit. Die Dokumentation dagegen ist dafür gebaut, vollständig zu sein. Das ist auch richtig so, nur ist vollständig bei der Übergabe eben nicht das, was man braucht.

An der Berner Fachhochschule wurden im Projekt Digi-Care 24 Pflegefachpersonen auf sechs Spitalabteilungen bei der Arbeit begleitet und gefilmt. Der Professor für Medizininformatik dort schätzt, dass im stationären Bereich 70 bis 80 Prozent des Informationsflusses schon digital laufen. Und trotzdem taucht im Bericht genau dieser Zettel in der Hosentasche auf, als typischer Medienbruch, der Zeit kostet und fehleranfällig ist (BFH, 12.09.2024). Also auch da, wo fast alles digital ist, bleibt das Stück Papier.

Digitale Doku macht die Übergabe nicht automatisch besser

Dazu gibt es eine Studie, die ich ganz ehrlich ziemlich spannend finde. Am Helios Klinikum München West wurde die Übergabequalität einmal vor und einmal etwa drei Monate nach Einführung der elektronischen Pflegedokumentation abgefragt, mit insgesamt 176 Pflegenden von Normalstationen. Rausgekommen ist keine statistisch signifikante Verbesserung. Von denen, die überhaupt eine Veränderung bemerkt haben, fanden es mehr schlechter als besser (Schießer, Flemming, Reuschenbach, GMS Med Inform Biom Epidemiol 2025).

Man muss das aber fair einordnen. Befragt wurde mitten in Corona, drei Monate nach der Umstellung ist ein System selten im Alltag angekommen, und vorher und nachher haben nicht dieselben Leute geantwortet. Schreiben die Autoren auch selbst. Spannend finde ich, was sie daraus folgern, nämlich dass es neben der Technik auf das Prozessmanagement und eine standardisierte Übergabe ankommt. Und da sind wir halt wieder beim Ablauf.

Die Übergabe ist mehr als Informationen weitergeben

Was bei Digitalisierungsprojekten gern untergeht, steht recht deutlich in einem Papier aus dem Berufsverband DBfK. Die Autorinnen und Autoren beschreiben, dass die Übergabe neben den Informationen auch die Verantwortung an die nächste Schicht übergibt, Stress abbaut und Raum zum Lernen ist. Für den Austausch über das, was einen in der Schicht belastet hat, hält weder die handschriftliche noch die digitale Doku etwas bereit. Ihr Fazit ist, dass die mündliche Übergabe trotz elektronischer Dokumentation unverzichtbar bleibt, dass sie aber in vielen Bereichen zu wenig strukturiert abläuft (DBfK, Die Schwester Der Pfleger 3/2021).

Und das deckt sich irgendwie mit dem, was ich bei fast jedem Ablauf sehe, den wir uns mit Kunden anschauen. Wer Software baut, betrachtet den Prozess oft nicht vollumfänglich. Dann wird das digitalisiert, was sich gut in Felder packen lässt, und der Rest wandert eben auf den Zettel. Und deshalb scheitert Software bei der Übergabe so oft, weil sie die Doku abbildet, aber das Gespräch auf dem Flur gar nicht kennt.

Übergabe in der Pflege digital machen, ohne den Zettel zu verlieren

Mein Vorschlag wäre, mit dem Zettel anzufangen. Das System kommt später dran. Im Grundsatz so:

1. Bei ein paar Übergaben auf verschiedenen Stationen dabei sein und einfach mal zugucken. Fragen bringt da wenig, man muss schon hingucken, wo es hakt. Viele Schritte macht man so selbstverständlich, dass man sie im Gespräch gar nicht erwähnt.
2. Sich die Zettel zeigen lassen, nicht mitnehmen, da stehen ja Patientendaten drauf. Notieren, welche Arten von Angaben draufstehen, und für jede klären: Steht das im System, ist es da nur schwer zu finden, oder steht es da gar nicht?
3. Die Übergabe auf Papier festlegen, bevor irgendwas programmiert wird. Welche Punkte kommen immer, in welcher Reihenfolge, was ist Pflicht. Das DBfK-Papier nennt dafür Modelle wie SBAR, das muss man aber an die eigene Station anpassen.
4. Erst dann schauen, was die vorhandene Software davon kann. Oft reicht eine Übergabeansicht oder Arbeitsliste, die aus der bestehenden Doku genau die festgelegten Punkte zieht, sortiert nach Zimmer und gern auch ausdruckbar. Ein gedrucktes Blatt aus dem System ist besser als ein selbst geschriebenes, weil es aktuell ist und alle das gleiche haben.
5. Die mündliche Übergabe behalten. Die Software kann sie vorbereiten, zum Beispiel mit ein paar Minuten Einlesezeit für die neue Schicht, wie es auch im DBfK-Papier vorgeschlagen wird.
6. Nach ein paar Wochen wieder auf die Station gehen und gucken, ob es noch eigene Zettel gibt. Wenn ja, steht da drauf, was noch fehlt.

Ist am Ende gar nicht so viel Technik, glaub ich. Die meiste Arbeit steckt in Schritt drei, und den kann keine Software für euch machen.

Wer so einen Ablauf bei sich einmal Schritt für Schritt durchgehen will, bevor es um Software geht, kann das mit unserem Prozess-Check machen.