Montagmorgen, irgendwo im Haus auf dem Laufwerk liegt eine Datei, sagen wir „Auswertung_2026_neu_final.xlsx“. Zwölf Reiter, ein paar Spalten gelb markiert, in denen man was eintippen darf, und ein paar, die man besser nicht anfasst. Sabine aus dem Controlling weiß genau, welche das sind. Sabine ist diese Woche im Urlaub. Und jetzt fragt die Geschäftsführung nach den Zahlen.
Kennt glaub ich jeder. Also jeder, der in einer Klinik in der Verwaltung oder im Qualitätsmanagement sitzt. Davon gibt es in jedem Haus einige, Belegung, Nachweise, Befragungen, Personalzahlen, irgendwas mit Fristen. Manche schlimm, manche egal. Und irgendwann kommt die Frage, ob man das nicht mal ordentlich in Software gießen sollte.
Excel ist erst mal gar nicht der Feind
Vorab, ich mag Excel ehrlich gesagt. Wirklich. Die meisten dieser Listen sind entstanden, weil jemand ein Problem schnell lösen musste und das KIS oder die Standardsoftware genau diesen Fall nicht abdeckt. Und das war in dem Moment ja auch die richtige Entscheidung. Die Liste ist sozusagen der Prozess, nur eben aufgeschrieben in Formeln und Farben statt in Worten.
Das Problem fängt an, wenn die Liste wächst und keiner mehr hinguckt, was sie eigentlich alles macht. Bekanntestes Beispiel aus dem Gesundheitswesen ist England im Herbst 2020. Dort fehlten zwischen dem 25. September und dem 2. Oktober 15.841 positive Coronatests in den Tageszahlen, weil die Laborergebnisse in einem alten Excel-Format zusammengeführt wurden, das pro Blatt nur 65.536 Zeilen fasst. Was drüber lag, ist beim Import einfach weggefallen, und die Kontaktpersonen wurden erst mal nicht benachrichtigt (The Register). Keiner hat da was falsch gemacht im klassischen Sinne. Die Datei war halt für etwas Kleineres gebaut und ist mit der Aufgabe mitgewachsen, bis es knallt.
In einer Klinik ist das selten so dramatisch, aber das Muster ist dasselbe. Die Liste läuft, solange die Person da ist, die sie gebaut hat, und solange niemand eine Zeile zu viel einfügt.
Wann es sich lohnt, die Excel im Krankenhaus abzulösen
Ich würd mir da im Grundsatz mal vier Sachen angucken. Wenn zwei davon zutreffen, lohnt sich zumindest das Gespräch.
Erstens, die Liste hängt an einer Person. Wenn Sabine im Urlaub ist und die Auswertung wartet, hat man halt ein Risiko im Ablauf, mit Excel hat das dann wenig zu tun. Spätestens wenn die Kollegin in ein paar Jahren in Rente geht, hat man das Thema sowieso auf dem Tisch, nur dann ohne sie.
Zweitens, aus der Liste entsteht etwas, das nach außen geht. Ein Nachweis, eine Meldung, eine Zahl für den Vorstand oder die Kassen. Da reicht eine verrutschte Formel, und keiner merkt es, weil die Zelle ja trotzdem eine Zahl zeigt.
Drittens, mehrere Leute arbeiten mit derselben Datei. Dann gibt es irgendwann drei Versionen per Mail, und die Frage, welche jetzt die richtige ist, kostet jedes Mal Zeit.
Viertens, die Daten werden jedes Mal von Hand rüberkopiert. Export aus dem KIS, Export aus dem Dienstplan, rein in die Liste, Spalten zurechtrücken. Das ist genau die Arbeit, die eine Software in ein paar Sekunden macht und die bei einem Menschen auf Dauer Fehler produziert, einfach weil sie stumpf ist.
Wann Excel ruhig bleiben darf
Genauso ehrlich muss man sagen, dass sich das längst nicht immer lohnt. Wenn eine Person die Liste für sich selbst führt, sich der Aufbau jeden Monat ändert oder das Ganze einmal im Jahr für eine Auswertung gebraucht wird, würde ich da kein Projekt draus machen. Dann ist eine gut beschriftete Excel mit einer kurzen Anleitung auf dem ersten Reiter oft das Vernünftigste. Software lohnt sich da, wo ein Ablauf regelmäßig läuft, an Fristen hängt und von mehr als einem Kopf abhängt.
Wie wir das in einem Klinikprojekt gemacht haben
In einem Klinikprojekt ging es um genau so eine Datei, aus der regelmäßig ein Pflichtnachweis entsteht. Mehrere Exporte rein, viele Formeln, am Ende Zahlen, die abgegeben werden müssen. Der Reflex wäre gewesen, gleich alles besser zu machen. Wir haben gesagt, erst mal bilden wir die Excel genau so ab, wie sie ist, vollständig, und erst wenn das funktioniert und dieselben Zahlen rauskommen, reden wir über Verbesserungen. Alles andere kommt als Ticket danach.
Was dann spannend war. Die erste Rückfrage nach dem Start kam zu der Frage, wie das Tool eigentlich rechnet. Neue Funktionen wollte da erst mal keiner. Also gibt es jetzt eine Seite, auf der jede Formel in normaler Sprache erklärt ist. Klingt banal, war aber im Nachhinein einer der wichtigsten Teile. In der Excel konnte man die Formel wenigstens noch anklicken. Wenn man das in Software packt und die Rechnung verschwindet in einer Blackbox, vertraut der Zahl keiner mehr.
Was ihr selbst vorher machen könnt
Bevor überhaupt jemand über Software redet, kann man den Ablauf hinter der Liste selbst aufschreiben. Das braucht keinen Dienstleister.
- Die Datei suchen, an der am meisten hängt. Meistens weiß jeder im Team sofort, welche gemeint ist.
- Sich neben die Person setzen, die sie pflegt, und einmal einen echten Durchlauf mitmachen. Also wirklich gucken, fragen allein reicht da nicht. Viele Schritte macht man so selbstverständlich, dass man sie im Gespräch gar nicht erwähnt.
- Aufschreiben, was reinkommt, woher, und was rausgeht, an wen und bis wann.
- Jede Formel, die eine Entscheidung trifft, in einem Satz beschreiben. Wenn das bei einer nicht geht, ist das genau die Stelle, an der es später hakt.
- Dann mit den vier Fragen von oben entscheiden, ob das so bleiben darf oder ob es Zeit wird.
Danach hat man entweder eine Excel, die auch ohne Sabine funktioniert, oder eine ziemlich gute Vorlage für alles, was danach kommt. Beides ist besser als vorher, ganz ehrlich.
Wer seinen Ablauf einmal Schritt für Schritt durchgehen will, kann das mit unserem Prozess-Check machen. Und mich würde interessieren, wie viele solcher Dateien es bei euch eigentlich gibt. Eine, oder hört man da besser auf zu zählen?