Die Chefärztin der Orthopädie will wissen, ob Patienten, die freitags aufgenommen werden, eigentlich länger liegen als die vom Dienstag. Eine ziemlich vernünftige Frage, finde ich. Das Qualitätsmanagement schreibt ein Ticket an die IT, die IT sagt, so eine Auswertung geht erst richtig mit dem Data Warehouse, und das steht für nächstes Jahr auf der Liste. Ein paar Wochen später fragt die Chefärztin noch mal nach, und dann schreibt halt jemand die Zahlen aus dem KIS von Hand in eine Excel, Fall für Fall.

Kennt man, glaub ich. So oder so ähnlich hört man das in vielen Häusern. Und ich denke, da liegt ein Missverständnis drin, das ziemlich viel Zeit kostet. Für die meisten Fragen aus Qualitätsmanagement, Pflegedirektion oder Fachabteilung braucht es nämlich gar keine neue Schnittstelle. Die Daten sind fast immer schon da. Nur halt an einer Stelle, an die keiner denkt.

Die Daten liegen meistens schon im Haus

Jedes Krankenhaus, das nach DRG abrechnet, schickt einmal im Jahr bis zum 31. März einen Datensatz über das Vorjahr an die Datenstelle beim InEK. Das ist der sogenannte Paragraf-21-Datensatz, benannt nach § 21 KHEntgG. Und was da pro Fall drinsteht, ist für eigene Auswertungen erstaunlich brauchbar. Wirklich. Aufnahme- und Entlassdatum, Aufnahmegrund und Aufnahmeanlass, die Fachabteilungen, Intensivzeiten, Haupt- und Nebendiagnosen, Operationen und Prozeduren mit Datum, Beatmungsstunden, die abgerechneten Entgelte, dazu Geburtsjahr, Geschlecht und Postleitzahl.

Damit lässt sich die Frage der Chefärztin ziemlich direkt beantworten, und noch einige mehr. Wie verteilt sich die Verweildauer nach Wochentag der Aufnahme, wie viele Eingriffe einer Art gab es pro Quartal, aus welchen Postleitzahlen kommen eure Patienten, wie oft wird zwischen Fachabteilungen verlegt. Die Beratungsgesellschaft Rödl & Partner hat schon 2023 darauf hingewiesen, dass Häuser diese Daten für Auslastung, Standortplanung und Erlösprüfung nutzen können, ohne dafür irgendwas zusätzlich zu erheben (Rödl & Partner, 2023).

Der Datensatz ist natürlich nicht das Einzige. Die meisten KIS haben irgendeinen Berichts- oder Listenexport, das Medizincontrolling hat oft eigene Werkzeuge für die Kodierung, und für die externe Qualitätssicherung werden Daten sowieso aufbereitet. Der Paragraf-21-Datensatz hat aber einen Vorteil, den die anderen nicht immer haben. Also für den Anfang. Sein Aufbau ist bundesweit festgelegt und dokumentiert, also weiß man ziemlich genau, was in welchem Feld steht. Und er wird sowieso jedes Jahr erzeugt, irgendwer im Haus hat ihn also schon mal in der Hand gehabt.

KIS-Daten exportieren und auswerten: wo es wirklich hakt

Was mir in Klinikprojekten immer wieder auffällt, die Technik ist dabei eigentlich selten das Problem. Bei uns kommen die Daten in fast allen Fällen als Export oder Liste rein und eben nicht über eine Schnittstelle, und das funktioniert gut. Schwierig wird es an drei anderen Stellen.

Erstens, keiner weiß so richtig, wer den Export macht. Die IT sagt Controlling, das Controlling sagt Medizincontrolling, und das Medizincontrolling hat gerade die MD-Prüfungen auf dem Tisch. Solange das nicht geklärt ist, bleibt die Frage der Chefärztin halt liegen, egal wie gut das KIS ist.

Zweitens, die Begriffe. Was ist ein Fall, wenn jemand von der Inneren in die Chirurgie verlegt wird? Zählt die Verweildauer ab Aufnahme ins Haus oder ab Aufnahme in die Fachabteilung? Klingt nach Kleinkram, ich weiß. An genau solchen Stellen kommen aber zwei Leute mit denselben Daten auf zwei verschiedene Zahlen, und dann traut keiner mehr der Auswertung.

Drittens, der Datenschutz. Im Datensatz stecken Diagnosen, Geburtsjahr, Postleitzahl und der unveränderbare Teil der Versichertennummer. Für die Frage, ob freitags aufgenommene Patienten länger liegen, braucht man davon das meiste nicht. Ich würde für interne Auswertungen immer nur die Felder rausziehen, die man für die Frage wirklich braucht, und das vorher mit dem Datenschutzbeauftragten absprechen. Das ist meistens schneller erledigt, als man so denkt, wenn man mit einer konkreten Frage kommt und nicht mit „wir wollen mal alles auswerten“.

Wann sich die Schnittstelle trotzdem lohnt

Ich will Schnittstellen jetzt auch nicht schlechtreden. Die haben ihren Platz. Wenn eine Auswertung täglich frisch sein muss, wenn viele Abteilungen dieselben Zahlen brauchen oder wenn Ergebnisse zurück ins KIS sollen, dann wird der Export von Hand irgendwann selbst zum Problem. Dann lohnt sich auch ein richtiges Projekt, ganz klar.

Dazu kommt, dass sich da gerade was bewegt. Mit ISiK gibt die gematik einen verbindlichen Standard vor, über den Systeme im Krankenhaus Daten austauschen sollen (gematik, ISiK). Wie schnell das in eurem Haus ankommt, hängt vom Hersteller und vom Update ab, das kann ich von außen nicht sagen. Ich würde darauf aber keine Auswertung warten lassen, die man heute schon mit einem Export beantworten kann. Und wenn die Auswertung erst mal ein paar Monate läuft, weiß man auch genau, welche Felder die spätere Schnittstelle liefern muss. Das macht das Projekt hinterher deutlich kleiner.

So fangt ihr an

1. Eine Frage nehmen, die jemand wirklich beantwortet haben will, und die in einem Satz aufschreiben. Am besten eine, auf die schon länger einer wartet.
2. Klären, welche Felder ihr dafür braucht. Oft reichen vier oder fünf.
3. Im Medizincontrolling fragen, ob die Felder im Paragraf-21-Datensatz oder in einem vorhandenen Export stecken und ob man den auch unterjährig ziehen kann.
4. Festlegen, wer den Export macht und wie oft. Mit Namen, sonst macht es keiner.
5. Die Begriffe schriftlich festhalten, also was als Fall zählt, ab wann die Verweildauer läuft, wie Verlegungen gezählt werden.
6. Mit dem Datenschutzbeauftragten klären, welche Felder raus dürfen und wer die Auswertung sehen darf.
7. Die erste Auswertung ruhig in Excel machen und mit der Person durchgehen, die gefragt hat. Passt die Zahl zu dem, was sie aus dem Alltag kennt? Wenn nicht, liegt es fast immer an Punkt 5.

Wenn das ein paar Mal gut gelaufen ist, merkt man ziemlich schnell, welche Auswertungen regelmäßig gebraucht werden. Für die lohnt es sich dann, sie fest einzurichten, mit oder ohne Schnittstelle.

Wer den Weg von der Frage bis zur fertigen Auswertung bei sich einmal Schritt für Schritt durchgehen will, kann das mit unserem Prozess-Check machen.