Dienstagmorgen, Besprechung, dritte Runde zum selben Thema. Bleiben wir bei der alten Warenwirtschaft oder wechseln wir? Der Vertrieb will wechseln, die Buchhaltung hat Angst vor dem Umzug, einer hat mal ein Angebot eingeholt, das keiner mehr findet, und nach 45 Minuten sagt jemand den Satz, den jeder kennt: „Lasst uns das nochmal mitnehmen.“ Alle nicken, alle sind ein bisschen erleichtert, und in vier Wochen sitzt man wieder da.

Entscheidungen zu treffen ist eine Kunst, die wenige beherrschen. Welchen Anbieter nehmen wir, stellen wir noch jemanden ein, bauen wir das oder lassen wir es, und abends dann noch, was koche ich eigentlich den Kindern. Im Grundsatz doch ganz einfach: sich die Datenlage ansehen, alle Optionen aufschreiben und dann emotional und faktisch entscheiden, was sinnvoll ist. Einfach gesagt, schwer umgesetzt.

Warum die Runde ohne Ergebnis endet

Ich sitze in Projekten ständig in solchen Terminen. Mal beim Kunden, mal bei uns intern. Und was mir dabei immer wieder auffällt: Es hängt fast nie an der Entscheidung selbst. Es hängt an drei Stellen davor. Die Datenlage ist nicht klar, jeder hat seinen eigenen Stand im Kopf und redet von etwas anderem. Die Optionen sind nicht sauber aufgeschrieben, also wird über „wechseln oder nicht“ diskutiert, obwohl es eigentlich vier Wege gibt. Und Fakten und Meinung laufen komplett durcheinander, wer am lautesten ist, hat dann irgendwie recht.

Im Termin redet man dann über den Zustand statt über den Weg. Und weil keiner den Zustand sauber auf dem Tisch hat, wird es halt vertagt.

Lange haben wir das bei uns auch so gemacht. Gespräch, Notizen, noch ein Gespräch. Irgendwann haben wir angefangen, vor jeder größeren Entscheidung in einem Projekt ein Papier zu schreiben, eine Seite, nach festem Aufbau. Intern heißt das Entscheidungspapier, im Netz sucht man eher nach Entscheidungsvorlage. Ist im Grunde dasselbe.

Was im Netz unter „Entscheidungsvorlage“ läuft

Wer danach sucht, landet ziemlich schnell bei Tool-Anbietern mit Vorlagen für Entscheidungsbäume und Bewertungsmatrizen, zum Beispiel bei ClickUp oder Miro. Kann man nutzen, klar. Ist aber für die meisten Inhaber ehrlich gesagt zu viel Werkzeug und zu wenig Anleitung. Was dort meistens fehlt, ist das Wie: Woher kommt die Datenlage, wie schreibt man Optionen auf, die nicht schon die Antwort vorwegnehmen, und wie kriegt man das auf eine Seite, die jeder im Raum versteht. Darum geht es hier.

Der Aufbau, der bei uns funktioniert

Ein Papier, eine Entscheidung. Wer zwei Sachen entscheiden will, schreibt zwei Papiere. Und wer die Entscheidung nicht in einem Satz hinschreiben kann, ist noch nicht so weit, dann fehlt Material.

Ganz oben steht die Entscheidungsfrage in einem Satz, dazu Datum und wer es geschrieben hat. Dann kommt das Fazit, drei bis fünf Sätze, das Internet nennt es TL;DR. Wer nur diesen Absatz liest, muss wissen, worüber entschieden wird und was empfohlen wird. Das Fazit schreibt man übrigens zuletzt. Auch wenn es oben steht.

Danach die Datenlage. Was ist heute, was heißt das, was kommt auf uns zu. Jede Aussage bekommt eine Quelle mit Datum, also „laut Buchhaltung, Stand 12.10.“ oder „Angebot vom 03.09.“. Ohne Quelle ist es Meinung, und Meinung ist keine Datenlage.

Dann die Wege, zwei bis drei, rein faktisch. Je Weg: Was passiert im besten Fall, was im schlechtesten, und kommen wir zurück, wenn es schiefgeht? Umkehrbare Entscheidungen dürfen schnell fallen, bei unumkehrbaren lohnt die Sorgfalt. Und jeder Weg braucht ein echtes Contra, ein Weg ohne Contra ist keiner, da fehlt dann noch eine Perspektive.

Erst ganz am Ende kommt die eigene Meinung, sauber abgesetzt, als Vorschlag. „Wir schlagen Weg B vor, weil …“ und dann die konkreten nächsten Schritte. Was nicht in der eigenen Hand liegt, steht als Abhängigkeit daneben, nicht als Zusage.

Ein Beispiel, ausgedacht, aber nah dran

Bleiben wir bei der Warenwirtschaft von oben. Die Entscheidungsfrage wäre: „Wechseln wir bis Mitte nächsten Jahres auf ein neues Warenwirtschaftsprogramm?“

Die Wege wären dann nicht nur „ja“ und „nein“. Weg A: bleiben, wie es ist. Weg B: bleiben, aber die zwei Stellen klären, über die sich alle ärgern, zum Beispiel den doppelten Export für die Buchhaltung. Weg C: wechseln. Und ganz wichtig, der unbequeme Weg gehört mit rein: nicht jetzt. Den lässt man gern weg, weil er sich nach Aufgeben anfühlt. Dabei ist „nichts tun“ die Messlatte, an der sich jeder andere Weg messen lassen muss. Wenn Weg C nicht deutlich besser ist als nichts tun, braucht man nicht weiterzudiskutieren.

Allein das Aufschreiben von Weg B ändert in solchen Runden oft schon mal die Stimmung. Weil dann auffällt, dass den Vertrieb eigentlich nur der eine Ablauf nervt, der jeden Freitag eine Stunde frisst. Das ganze Programm will der gar nicht loswerden.

Eine Entscheidungsvorlage erstellen in sechs Schritten

1. Die Entscheidung in einem Satz aufschreiben. „Wir entscheiden, ob …“. Klappt der Satz nicht, erst mal nicht weiter.
2. Mit allen Beteiligten reden und auskotzen lassen, nicht abfragen. Wer täglich im Ablauf steckt, weiß Dinge, die in keinem Dokument stehen. Und dabei ruhig mal danebensitzen und gucken, wo es hakt. Manche können das halt nicht artikulieren.
3. Alles einsammeln, was es schon gibt. Angebote, Zahlen, Verträge, alte Beschlüsse, Mails. Quelle und Datum direkt beim Sammeln notieren, hinterher findet man das nicht mehr.
4. Zwei bis drei Wege aufschreiben, inklusive „nicht jetzt“. Je Weg bester Fall, schlechtester Fall, umkehrbar oder nicht, und ein echtes Contra.
5. Vorschlag schreiben, getrennt von den Fakten. Hier darf die eigene Meinung rein, vorher nicht.
6. Fazit zuletzt, und dann der Test. Gebt jemandem, der nicht drinsteckt, nur den obersten Absatz. Kann die Person sagen, worüber entschieden wird und was ihr empfehlt, passt es. Kann sie es nicht, ist nicht sie das Problem.

Intern nennen wir das kindervorstandsgerecht. So geschrieben, dass jeder im Raum ohne Vorwissen folgen, nachprüfen und entscheiden kann. Hauptsätze, Fachwörter raus oder in einem Halbsatz übersetzt, und trotzdem keine Vereinfachung, die sachlich falsch wird. „Das neue Programm kann keinen Export“ ist schnell gesagt und im Termin sofort angreifbar, wenn es den Export eigentlich gibt, nur nicht in dem Format, das die Buchhaltung braucht. Dann schreibt man genau das hin.

Und wenn die Entscheidung an einem Ablauf hängt

Bei Inhabern, mit denen ich rede, hängt so eine Entscheidung erstaunlich oft an einem Ablauf, den keiner so richtig aufgeschrieben hat. Das Programm ist dann eher Nebensache. Dann ist die Datenlage das eigentliche Problem, und die schreibt sich deutlich leichter, wenn der Ablauf einmal auf Papier steht. Wer das bei sich prüfen will, kann mit dem Prozess-Check anfangen.