Besprechung im Qualitätsmanagement, es geht um einen Ablauf, der seit Jahren über Papier und eine Excel läuft. Irgendwer sagt, das muss doch ins KIS. Die IT sagt, ja, dafür gibt es ein Modul. Müsste man aber lizenzieren. Und ob der Hersteller das so anpasst, wie ihr das braucht, weiß auch keiner so genau. Dauert also. Und dann kommt aus der Ecke der Satz: „Können wir uns das nicht einfach selbst bauen lassen?“

Kennt man, glaub ich, aus fast jedem Haus. Und meistens wird dann ziemlich grundsätzlich diskutiert, Standard gegen eigene Lösung, als müsste man sich für eins von beiden entscheiden. Ich würde die Frage ehrlich gesagt anders stellen. Welcher Teil eures Ablaufs sieht in jedem Haus gleich aus, und welcher ist nur bei euch so?

Auch Standardsoftware hält nicht ewig

Vorab, Standardsoftware ist in Kliniken erst mal der richtige Weg für den Kern. Aufnahme, Abrechnung, Dokumentation, das will man nicht selbst bauen. Sollte man auch nicht. Nur heißt Standard eben auch nicht, dass man sich nie wieder drum kümmern muss.

Gutes Beispiel gerade ist SAP IS-H, also die Patientenverwaltung und Abrechnung, mit der sehr viele Häuser arbeiten. SAP hat im Oktober 2022 angekündigt, selbst keine Nachfolgelösung zu entwickeln, und die Plattform darunter läuft 2027 beziehungsweise 2030 aus der Wartung (DSAG, 18.07.2023). Deshalb sind laut SAP gerade deutschlandweit IT-Verantwortliche dabei, Nachfolger auszuwählen (SAP News, 19.11.2025). Im Krankenhaus-IT-Monitor von Roland Berger, für den 600 Geschäftsführungen und IT-Leitungen befragt wurden, plant fast jede dritte Klinik einen Wechsel des KIS, und als wichtigster Grund wird eben diese Abkündigung genannt (Roland Berger, 15.12.2025).

Das meine ich gar nicht gegen SAP oder irgendeinen Hersteller. Ist halt so. Es zeigt nur, dass man auch beim Standard abhängig ist, halt von jemand anderem und dessen Plänen. Die Frage, wie man an seine Daten kommt und was passiert, wenn das System geht, stellt sich bei gekaufter Software genauso wie bei eigener.

Wann sich Individualsoftware im Gesundheitswesen lohnt

Wo ich eigene Lösungen wirklich sinnvoll finde, ist der Rand um das KIS herum. Also die Abläufe, die so speziell sind, dass kein Hersteller sie für alle Häuser baut. Ein Pflichtnachweis, der aus mehreren Exporten zusammengerechnet wird. Eine Befragung, die das QM selbst organisiert. Eine Liste, die der Sozialdienst jeden Morgen braucht. Wer Standardsoftware baut, baut sie für das, was überall gleich aussieht, und das ist ja auch richtig so. Den Teil, der in eurem Haus anders läuft, betrachten die Macher halt nicht vollumfänglich. Können sie auch gar nicht.

Ich würde mir im Grundsatz vier Fragen stellen.

Erstens, ist der Ablauf bei euch wirklich anders oder nur anders gewachsen? Manchmal macht ein Haus etwas speziell, weil es irgendwann mal jemand so eingeführt hat. Dann lohnt es sich eher, den Ablauf an den Standard anzupassen, als Software für eine Gewohnheit zu bauen.

Zweitens, kann eure vorhandene Software das schon? Klingt banal. Aber in vielen Häusern ist mehr lizenziert, als im Alltag genutzt wird. Bevor jemand was bauen lässt, einmal mit der IT und dem Hersteller durchgehen, was es schon gibt.

Drittens, wie oft ändert sich der Ablauf? Wenn sich Vorgaben, Fragebögen oder Auswertungen jedes Jahr ändern und ihr für jede Änderung auf das nächste Release vom Hersteller warten müsst, ist eine kleine eigene Lösung oft schneller und günstiger.

Viertens, entscheidet die Software mit über Diagnose oder Therapie? Dann kann sie ein Medizinprodukt sein, und dann gelten ganz eigene Regeln. Ob das zutrifft, hängt an der Zweckbestimmung (Johner Institut). Das würde ich vor jedem Projekt mit den Verantwortlichen für Medizinprodukte im Haus klären. Bei den meisten Verwaltungs- und QM-Abläufen ist das glaub ich kein Thema. Aber man sollte es wissen und nicht hoffen.

Neben dem KIS, nicht hinein

Was in meinen Augen oft schiefgeht, ist der Gedanke, dass eine eigene Lösung tief ins KIS integriert sein muss, sonst lohnt es sich nicht. Dann wird aus einer kleinen Liste ein Schnittstellenprojekt mit dem Hersteller, und das dauert dann halt so lange wie das Modul, das man eigentlich vermeiden wollte.

In einem Klinikprojekt haben wir genau so eine Excel abgelöst, aus der regelmäßig ein Nachweis entsteht. Die Daten kommen weiter als Export aus den vorhandenen Systemen, die Software rechnet und zeigt, wie sie rechnet, und das KIS wurde dafür nicht angefasst. Und ganz ehrlich, das reicht für viele Abläufe völlig. Eine Schnittstelle kann man immer noch bauen, wenn der Ablauf läuft und klar ist, dass sie sich lohnt. Wie man an die Daten aus dem KIS kommt, ohne gleich ein Schnittstellenprojekt aufzumachen, hab ich hier schon mal beschrieben.

So geht ihr die Entscheidung an

1. Den Ablauf aufschreiben, so wie er heute läuft, mit Papier, Excel und allem. Dabei mehr hingucken als fragen, viele Schritte macht man so selbstverständlich, dass man sie im Gespräch vergisst.
2. Markieren, welche Schritte in jedem Haus gleich wären und welche nur bei euch so sind.
3. Mit der IT klären, was eure vorhandene Software davon schon kann und was ein Modul vom Hersteller kosten und wie lange es dauern würde.
4. Klären, ob die Software medizinische Entscheidungen beeinflusst, bevor irgendwer ein Angebot schreibt.
5. Für beide Wege die gleiche Frage beantworten: Wer betreut das in fünf Jahren, und wie kommt ihr an eure Daten, wenn ihr wechseln wollt?
6. Erst dann entscheiden.

Oft kommt dabei eine Mischung raus. Der Kern bleibt im Standard, und der Rand bekommt eine kleine eigene Lösung, die man auch mal schnell ändern kann.

Wer einen Ablauf bei sich einmal Schritt für Schritt durchgehen will, bevor es um Software geht, kann das mit unserem Prozess-Check machen.