„Cheffe, der Keller ist voll. Können die alten Ordner nicht mal weg?“ „Frag Ulf, der hat die damals angelegt.“ Ulf ist natürlich im Urlaub, und so stehen die Ordner von 2009 bis heute halt noch ein Jahr länger da unten. Wobei, im Keller liegt ja inzwischen eh nur noch die Hälfte. Der Rest ist irgendwo im Mailpostfach, im Buchhaltungsprogramm, auf dem Laufwerk oder beim Steuerberater.

Kenne ich von mir selbst. Bei mir kommen Rechnungen per Mail, liegen in Lieferantenportalen, landen in Lexware Office, und Briefe fotografiere ich ab und lege sie als Scan im Drive ab. Fürs Zusammensuchen der Belege hab ich mir irgendwann sogar einen eigenen Ablauf gebaut, den ich hier mal beschrieben habe. Und wenn man da jetzt fragt, was davon zum Jahreswechsel weg darf? Die Frist ist ehrlich gesagt das Einfachste. Schwierig wird es, weil keiner so richtig weiß, wo was liegt. Und wer das eigentlich entscheiden darf.

Welche Aufbewahrungsfristen 2027 gelten

Einmal kurz die Zahlen, damit alle vom selben reden. Ich bin kein Steuerberater, das hier ist eine Einordnung, die Quellen stehen jeweils dran.

Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz müssen Buchungsbelege, also Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und so weiter, acht statt zehn Jahre aufbewahrt werden. Das gilt für alle Belege, deren Frist Anfang 2025 noch nicht abgelaufen war (IHK München). Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare und die Eröffnungsbilanz bleiben bei zehn Jahren, Handels- und Geschäftsbriefe und die übrigen Unterlagen bei sechs. Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute hat der Bundestag die Verkürzung wieder gestrichen, da bleibt es bei zehn Jahren (EY).

Wichtig ist, wann die Frist losläuft. Sie beginnt immer erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist oder der Brief rausging. Also für Anfang 2027 im Normalfall: Buchungsbelege aus 2018 und älter dürfen weg, Geschäftsbriefe aus 2020 und älter auch. Bei Büchern und Jahresabschlüssen zählt das Jahr, in dem zuletzt eingetragen oder aufgestellt wurde. Das ist oft ein Jahr nach dem Geschäftsjahr. Da also lieber mal genau hingucken. Bei Verträgen läuft die Frist erst ab dem Ende des Vertrags. Der Mietvertrag von 2012, der noch läuft, bleibt also natürlich im Ordner.

Wann die Frist trotzdem nicht abläuft

Jetzt kommt der Teil, der in den meisten Tabellen ganz unten steht. Im Nebensatz, natürlich. Die Frist endet nicht, solange die Unterlagen noch für eine Steuer gebraucht werden, deren Festsetzungsfrist nicht abgelaufen ist (EY, § 147 Abs. 3 AO). Praktisch heißt das: Läuft gerade eine Betriebsprüfung, gibt es vorläufige Bescheide, einen Einspruch oder ein Verfahren, dann bleiben die betroffenen Unterlagen länger liegen (IHK München).

Und das weiß im Betrieb meistens nur einer so richtig, der Steuerberater. Der steht halt nicht im Keller, wenn Kalle mit dem Aktenvernichter anfängt.

Scannen und das Papier loswerden

Viele wollen ja eigentlich gar nicht aussortieren. Die wollen alles einscannen und den Keller leer haben. Geht grundsätzlich: Buchungsbelege und empfangene Geschäftsbriefe dürfen als Bild aufbewahrt werden, wenn der Scan mit dem Original übereinstimmt, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz müssen im Original bleiben (IHK München). Wer das Papier nach dem Scan vernichten will, braucht dafür eine Verfahrensdokumentation, also eine Beschreibung, wer wann was scannt, wie geprüft wird und wo es landet (Lexware). Bundessteuerberaterkammer und DStV haben dafür eine Mustervorlage als Word-Datei rausgegeben.

Andersrum gilt das genauso. Was digital reinkommt, bleibt digital. Eine Rechnung, die als Datei per Mail kam, auszudrucken und abzuheften reicht nicht, die Datei muss unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden (IHK München). Mit der E-Rechnung wird das in den nächsten Jahren eher mehr als weniger, dazu hab ich hier was geschrieben.

Hier wird es für mich dann spannend, weil so eine Verfahrensdokumentation im Grunde nichts anderes ist als ein aufgeschriebener Prozess. Also genau das, was wir bei Kunden sowieso machen, bevor irgendwas automatisiert wird. Wer seinen Belegweg einmal so beschrieben hat, dass ein Prüfer ihn nachvollziehen kann, hat nebenbei auch die Grundlage, um ihn später mit Software abzubilden. Und wer das nicht hinkriegt, merkt ziemlich schnell, dass der ganze Ablauf an Ulf hängt.

So wird das Aussortieren bei euch ein fester Ablauf

Das Schreddern selbst ist halt der kleinste Teil. Was meistens fehlt, ist ein fester Termin und jemand, der dafür zuständig ist. So würde ich es angehen:

1. Ablageorte aufschreiben: Keller, Mailpostfach, Buchhaltungsprogramm, Laufwerk, Lieferantenportale, Steuerberater. Am besten einmal selbst hingehen und gucken, Fragen allein reicht da selten.
2. Eine Person festlegen, die das einmal im Jahr macht, und einen Termin im Januar in den Kalender eintragen.
3. Vor dem Aussortieren beim Steuerberater nachfragen, ob für ältere Jahre noch etwas offen ist, also Prüfung, vorläufige Bescheide oder Einsprüche.
4. Verträge rausnehmen und nach Vertragsende sortieren statt nach Jahrgang.
5. Datenschutzgerecht vernichten, mit eigenem Aktenvernichter oder einem Entsorger mit Nachweis, und kurz notieren, welche Jahrgänge wann raus sind.
6. Wer scannen und das Papier loswerden will, nimmt die Mustervorlage und schreibt den eigenen Belegweg rein, so wie er wirklich läuft und nicht wie er laufen sollte.

Wenn ihr beim Aufschreiben merkt, dass euer Belegweg an mehr Stellen hängt als gedacht, könnt ihr ihn mit dem Prozess-Check einmal in Ruhe durchgehen.